Simba Dokumentencenter GrafikSimba Dokumentencenter

Plattform für den elektronischen Datenaustausch

Als Plattform für den elektronischen Austausch von Dateien, Dokumenten und Auswertungen sowie als Datenbank zur dauerhaften Speicherung von Unterlagen ist das Simba Dokumentencenter die ideale Ergänzung zur Hauptanwendung. Installiert auf einem Server in Ihrer Kanzlei oder in einem externen Rechenzentrum ermöglicht der internetbasierte Zugang allen autorisierten Benutzern (Mandanten, Mitarbeitern, Kollegen) den völlig flexiblen Zugriff – jederzeit und überall.

 

Simba Dokumentencenter web

 

Dokumentenaustausch

Dokumentencenter pfeil re Simba Software

Dokumente, wie z.B. Buchungsbelege, können einfach und zuverlässig an das Dokumentencenter gesendet werden. Das Bereitstellen von PDF-Dateien erfolgt entweder per Scan in einen dafür angelegten Ordner oder durch verschieben (Drag and Drop) bzw. kopieren und einfügen.

Dokumentencenter Grafik

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Die anschließende Dokumentenübertragung erfolgt dann über das Internet. Dabei haben Sie bzw. Ihre Mandanten die Wahl zwischen drei verschiedenen Zugangs- und Übertragungsformen:

  1. Mittels Desktop-Anwendung per USB-Stick
  2. Mittels Smartphone-App per Mobilgerät
  3. Mittels Web-Anwendung per herkömmlichem Browser

Eingeloggt in die jeweilige Anwendung bereitet der Anwender den Upload der Dokumente vor. Obligatorisch sind dabei Angaben zu Kategorie, Typ und relevantem Zeitraum, z.B. Belege/Eingangsrechnungen/Nov. 2014; optional die Vergabe von Schlagwörtern sowie Kommentaren.
Sind die Dokumente im Dokumentencenter freigegeben (vgl. Rechnungseingangsprüfung und Workflows) oder ist keine Freigabe erforderlich, folgt die eigentliche Übertragung. Ein automatischer Dienst sorgt für den Import in den Posteingang des Office Managers.

 

Dokumentenaustausch

Simba Software pfeil re Dokumentencenter

Auch die Bereitstellung von Dokumenten und Auswertungen aus Simba heraus ist einfach und komfortabel.

Über den Ordner „Dokumentenaustausch“ im Simba Office Manager haben Sie die Möglichkeit, gewünschte Dokumente mit einem Klick an das Dokumentencenter und damit an einen Mandanten zu senden.

In den Einstellungen zur Dokumentenverwaltung können Sie festlegen, welche Auswertungen (im Screenshot am Beispiel Finanzbuchführung dargestellt) beim Drucken oder beim Versand per E-Mail automatisch im Office Manager unter der jeweiligen Mandantennummer im Ordner …/Auswertungen/Finanzbuchführung als PDF gespeichert werden.

Darüber hinaus aktivieren Sie dort dann auch die automatische Bereitstellung der Auswertungen für den Dokumentenaustausch mit dem Dokumentencenter. Für die Übertragung sorgt ein automatisches Dienstprogramm.

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Alle im Simba Office Manager unter „Dokumentenaustausch“ bereitstehenden Auswertungen (dargestellt am Beispiel Finanzbuchführung) werden entweder automatisch über die Einstellungen zum Dokumentencenter und/oder manuell hinzugefügt, um im Anschluss gesammelt an das Dokumentencenter übertragen zu werden.


 DC Dokaustausch 1 k

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Diese Dokumente stehen dann jeweils in einem für den Empfänger reservierten und gesicherten Bereich zum Abruf bereit, welcher hiervon wiederum mit Hilfe einer automatisierten Benachrichtigung informiert werden kann. Neu erhaltene, noch nicht abgerufene Dokumente werden dem Anwender nach dem Einloggen im Dokumentencenter auf der Startseite angezeigt.

 

Suchfunktion

Alle Dokumente und Auswertungen werden im Dokumentencenter gespeichert und stehen dort dauerhaft, z.B. für spätere Recherchen, zur Verfügung. Mit Hilfe komfortabler Filter sowie der Volltext-Recherchefunktion kann jeder Berechtigte sämtliche Dokumente jederzeit erneut aufrufen, lesen, drucken oder herunterladen.

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Rechnungseingangsprüfung und Workflows

Darüber hinaus können Sie eine Vielzahl von Workflows definieren, die Ihnen den Dokumenten- und Freigabeprozess mit Kunden, Mandanten und/oder Mitarbeitern erleichtert.

Das Simba Dokumentencenter unterstützt innerbetriebliche Arbeitsabläufe, wie z.B. eine dezentrale Rechnungseingangsprüfung und -freigabe mit unterschiedlichen Berechtigungen und individuell definierbaren Bearbeitungsschritten. Die automatischen Benachrichtigungen und der Zugriff von unterwegs mittels mobilen Endgeräten ist hierbei besonders komfortabel.

DC Workflow k 

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Sicherheit

Die Kommunikation mit dem Dokumentencenter erfolgt ausschließlich verschlüsselt. Die hierfür verwendeten Sicherheitszertifikate ermöglichen eine SSL-Verschlüsselung mit der höchstmöglichen Schutzstufe, die auch im Online-Banking eingesetzt wird.
Der Zugang zum Dokumentencenter basiert auf einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, d.h. es bedarf zweier Faktoren für eine rechtmäßige Authentifizierung. Dabei handelt es sich um etwas, das der Benutzer besitzt (USB-Stick oder Mobilgerät) und etwas, das der Benutzer weiß (Benutzername-Passwort-Kombination).

 

Leistungsmerkmale

  • Programm zum elektronischen Austausch von Dateien, Dokumenten und Auswertungen
  • Integrierte Scanfunktion zum Scannen von Papierdokumenten
  • Vielfältige Verschlagwortungsmöglichkeiten
  • Volltextrecherche für alle berechtigten Nutzer
  • Direkter Import in den Posteingang des Simba Office Managers und automatische Zuordnung
  • Automatisierte Benachrichtigung über neu bereitgestellte Dokumente
  • Effiziente Abläufe dank individuell definierbarer Workflows bzw. Prüf- und Freigabeprozesse
  • Zeit- und ortsunabhängige Einsicht- und Recherchemöglichkeit
  • SSL-Verschlüsselung mit höchstmöglicher Schutzstufe für sichere Datenübermittlung
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Schutz vor unberechtigtem Zugang
  • Branding oder Anpassung auf Kanzleifarben usw. möglich
  • Angepasste App (Kanzlei-gebrandet) möglich

 

Dokumentencenter vs. Datendrehscheibe 

Datendrehsch vs.Dokumentenc

 

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