DIGITALE BELEGERFASSUNG

Schnelle, durchgängige und komfortable Erfassung Ihrer Belege

 

Unterstützen Sie den papierlosen Workflow in Ihrem Arbeitsalltag mit dem Modul „Digitaler Buchungsassistent“ und profitieren Sie von einem höheren Belegdurchsatz und von zeitnahen Ergebnissen. Durch die Digitalisierung und die revisionssichere Archivierung sämtlicher Belege haben Sie außerdem einen schnellen Zugriff auf sämtliche Belegdaten – über Jahrzehnte hinweg.

Anhand von erkannten Schlüsselinformationen des Belegs folgt ein automatischer Buchungsvorschlag inkl. verknüpftem, digitalem Beleg, den Sie nun bearbeiten bzw. freigeben können. Mit der ausgeklügelten Texterkennung werden automatisch Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Belegnummer und Kontokorrent erkannt. Mit Hilfe der Lerndatei werden mehr als 70% der Buchungen vollständig und richtig vorgeschlagen. Eine Freigabe wird wiederum automatisch elektronisch dokumentiert. Jeder autorisierte Bearbeiter kann nun zur Nachverfolgung und Freigabe auf die elektronisch eingelesenen Belege zugreifen.

 

digitaler Buchungsassistent Simba

 

Erkennungsquote mit „Digi Templates“ weiter erhöhen

Rechnungen sind in der Praxis sehr unterschiedlich aufgebaut und das System kommt gelegentlich an seine Grenzen. So werden bei manchen Eingangsrechnungen nicht alle Werte für den Buchungsvorschlag automatisch richtig erkannt. Manchmal fehlt ein Wert, obwohl er auf dem Beleg deutlich lesbar steht; manchmal wird ein falscher Wert vorgeschlagen. Wenn Sie gerade solche Belege häufig erhalten (bspw. ein bevorzugter Lieferant) können Sie das System mit dem Zusatzmodul „Digi Templates“ anlernen. So kann die Erkennungsquote deutlich erhöht werden.

Vorteile der digitalen Belegerfassung

  • Papierloser Workflow
  • Zeit- und Kostenersparnis durch Übertragung der Scanarbeit an die jeweiligen Mitarbeiter/Abteilungen/Standorte sowie Entfallen vom aufwendigen Kopieren, Zusammenstellen und Transport des Pendelordners
  • Steigerung des Belegdurchsatzes bei gleichzeitiger Minimierung der Fehlerquote
  • Automatische Übertragung der erkannten Werte in die Buchungserfassung und Verknüpfung der Belege mit den Buchungssätzen
  • Revisionssichere Archivierung der Belege in der Simba Dokumentenverwaltung
  • Sekundenschneller Zugriff auf Belege aus der Buchung, dem Konto und aus Auswertungen heraus per Doppelklick