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CHECKLISTEN HELFEN IHNEN DEN ÜBERBLICK ZU BEHALTEN. 

Qualität steigern, Prozesse optimieren und Übergaben erleichtern!

  • Wie können Sie eine effiziente Übergabe an Kollegen gestalten?
  • Wie wird die schnelle Einarbeitung neuer Kollegen oder Auszubildende sichergestellt?
  • Welche Arbeitsschritte sind für bestimmte Aufgaben notwendig und können in optimalen Prozessen definiert werden?
  • Wie können Sie dabei immer gleichbleibende hohe Qualitätsstandards einhalten?

Bei all diesen Fragen hilft Ihnen das neue Modul Checklisten.
Mit dem Modul werden alle erforderlichen Arbeitsschritte für die jeweiligen Aufgaben sowie die gewünschte Reihenfolge der Bearbeitung in Ihren Vorlagen festgelegt.

 

VORTEILE von Simba Checklisten

Das neue Simba Modul Checklisten kann Sie unterstützen! Ab sofort können Sie das Modul lizensieren und folgende Vorteile genießen:

  • Erleichterte Übergabe im Vertretungsfall - auch für Kollegen im Home Office
  • Effektive Einarbeitung von neuen Kollegen oder Auszubildender
  • Festsetzen und Einhalten von Qualitätsstandards
  • Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse und Einhaltung der Vorgaben bei der Bearbeitung
  • Hinterlegung aller Bearbeitungsschritte, damit nichts vergessen wird.
  • Überblick über noch zu erledigende Aufgaben (Auftragsfortschritt)

 

Checklisten SCHNELL ERKLÄRT

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Das Modul Simba Checklisten bietet Ihnen viele Vorteile


Sie können Ihre eigenen Qualitätsstandards festlegen und deren Einhaltung im Blick behalten. So können Sie Ihre Prozesse optimieren und Ihren Mandanten und Mitarbeitern einen einheitlichen und gleichbleibenden Standard gewährleisten. Gerade wenn bestimmte Tätigkeiten nicht täglich oder wöchentlich anfallen, ist die Checkliste ein idealer Leitfaden für die von Ihnen gewünschte Arbeitsweise.

Das Modul Simba Checklisten erleichtert die Übergabe an Kollegen im Vertretungsfall und die Einarbeitung von neuen Kollegen oder Auszubildenden. Sämtliche anstehende Bearbeitungsschritte werden in einer Checkliste hinterlegt. Der Mitarbeiter hakt jede ausgeführte Aufgabe ab und erhält so selbst einen aktuellen Überblick über die noch zu erledigenden Aufgaben. Und im Falle des Mitarbeiterausfalls übernimmt der Kollege den Auftrag und sieht auf einen Blick in der Checkliste, welche Schritte bereits erledigt sind, wo noch Unklarheiten bestehen und was noch zu tun ist.

Da alle Arbeitsschritte mit Kommentaren versehen und mit direkter Verknüpfung zu Dokumenten bzw. Vorlagen und Menüaufrufen hinterlegt werden können, führt die Checkliste die Bearbeiter durch den Prozess und das Programm. So erleichtert Simba Checklisten auch die Einarbeitung neuer oder ungeübter Mitarbeiter, die über die definierten Abläufe einfache komplexe Sachverhalte abarbeiten können. So arbeiten auch neue Kollegen bereits nach kurzer Zeit vollwertig mit.

Mit den Checklisten ist der Fortschritt eines Auftrags leicht nachvollziehbar und eine Aufgabe kann ggfs. während der Abarbeitung anderen Mitarbeitern übergeben werden.
Durch die kontinuierliche Fortschrittsanzeige jedes Prozesses weiß der Bearbeiter oder Vorgesetzte zu jeder Zeit, wie weit ein Auftrag bearbeitet wurde und welche Aufgaben noch erledigt werden sollen. Unklarheiten und Fragen können leicht geklärt werden. Das bindet auch die Kollegen im Home Office eng mit ein.

Checklisten können für unterschiedliche Bereiche (FiBu, Jahresabschluss, Lohn, Sonstiges) selbst angelegt werden. Dabei können Kapitel und zu diesen Kapiteln zugehörige Arbeitsschritte komplett frei definiert werden. Zu jedem Arbeitsschritt kann der Anwender eine Erläuterung hinterlegen, einen Link auf ein Dokument in der Dokumentenverwaltung und wahlweise einen Menüpunkt in Simba einfügen. 

Bei der Abarbeitung der Checkliste für den einzelnen Mandanten kann der Bearbeiter dann einfach auf den hinterlegten Menülink klicken und gelangt so sofort in das Simba-Menü, in dem der Prozessschritt bearbeitet wird. Dies funktioniert auch für die Dokumente: Einfacher Klick auf die verlinkte Vorlage und das Dokument wird für diesen Mandanten angelegt, die Platzhalter werden gefüllt und das Dokument kann direkt bearbeitet werden

 

WIR UNTERSTÜTZEN SIE BEI DER EINFÜHRUNG DES NEUEN MODULS.

Einige mitgelieferte Beispiele erleichtern Ihnen den Einstieg und können von Ihnen kopiert, ergänzt und für Ihre Prozesse angepasst werden. Anschließend werden die zutreffenden Checklisten beim Mandanten hinterlegt und darin der jeweilige Bearbeitungsstand dokumentiert. So einfach geht es!

Zudem bieten wir ausführliches Einführungsmaterial, Erklärfilme und Webseminare mit unseren Anwendungsberatern. So stellen wir sicher, dass Sie rasch mit dem neuen Tool zurechtkommen und die Vorteile genießen können.

WAS MÜSSEN SIE TUN?

  • Sie bestellen eine Lizenz für das Modul Checklisten. Melden Sie sich dazu bei Ihrem Vertriebsmitarbeiter oder in der Simba Zentrale.
  • Wir unterstützen Sie bei den ersten Schritten. Einige Standard-Vorlagen sind bereits enthalten. Ein Erklärfilm und eine Kurzanleitung erleichtern Ihnen den Start.
  • Nutzen Sie unser Angebot der Webseminare.

 

Die Online-Plattform Simba Direkt unterstützt Sie bei der täglichen Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Durch digitale Lösungen werden Arbeitsabläufe einfacher, schneller und bequemer. So können Sie über die Plattform Ihre Daten aus der Finanz- und Lohnbuchführung digital und papierlos mit uns austauschen. Der Pendelordner wird überflüssig und Sie sparen viel Zeit, Platz und Kosten. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie später jederzeit und von überall auf Ihre Daten zugreifen können. Z.B. von Ihrem Mobilgerät mit Hilfe der Simba Direkt App.

Dabei müssen Sie sich um Themen wie Datenschutz und Datensicherheit keine Gedanken machen. Ihre Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Und die Anmeldung an der Plattform kann zusätzlich mit Hilfe der Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert werden.

Um Simba Direkt zu verwenden, müssen Sie nichts installieren. Sie benötigen nur einen PC und eine Internetverbindung. Es ist auch keine aufwendige Einarbeitung notwendig – die Oberfläche ist intuitiv und die Funktionen leicht erlernbar.

 

6 Gründe Simba direkt portal zu nutzen!

Alle Belege können sofort nach Eingang oder Erstellung im Unternehmen an die Steuerkanzlei übermittelt werden und verbleiben im Unternehmen. Das Ein- und Aussortieren in Pendelordner entfällt. Damit entfallen auch die monatliche Übergabe bzw. der Versand der Buchungsunterlagen.

Pendelordner
entfällt

Alle Belege können sofort nach Eingang oder Erstellung im Unternehmen an die Steuerkanzlei übermittelt werden und verbleiben im Unternehmen. Das Ein- und Aussortieren in Pendelordner entfällt. Damit entfallen auch die monatliche Übergabe bzw. der Versand der Buchungsunterlagen.

Belegarchiv für Digitale Eingangs-
rechnungen
Belegarchiv für Digitale Eingangsrechnungen

Digital eingehende Eingangsrechnungen (z.B. per E-Mail und PDF-Anhang) müssen 10 Jahre lang in einem professionellen GoBD-zertifizierten Archivsystem als Originaldatei aufbewahrt werden. Bei Übermittlung aller digitalen Belege in die Steuerkanzlei ist die Anschaffung und Pflege einer eigenen Archivsoftware (DMS) für aufbewahrungspflichtige Buchhaltungsunterlagen nicht erforderlich.

Abgabefristen entschärft

Die tägliche Übermittlung ermöglicht eine laufende Prüfung und Bearbeitung der bereits eingegangenen Belege. So wird der Zeitdruck für die gesetzlich vorgeschriebenen Abgabetermine verringert und werden dringliche Nachfragen aus der Steuerkanzlei reduziert.

Übermittlung erfolgt SSL-verschlüsselt

Die Übermittlung der digitalen Buchungsbelege und Dateien in das Portal und die Kanzlei erfolgt automatisch und verschlüsselt über das Internet. Die Auswertungen der Steuerkanzlei (Monats- und Jahresabschluss, Steuern, Lohn) werden ebenfalls verschlüsselt in das Mandantenportal bereitgestellt. Es ist keine zusätzliche manuelle Verschlüsselung erforderlich und der Versand per E-Mail (z.B. ZIP Archiv plus Passwort) entfällt.

Portalzugang für alle Belege und Auswertungen

Mandanten können jederzeit und überall auf alle hochgeladenen eigenen Belege und Dokumente sowie auf alle Auswertungen der Kanzlei zugreifen (am Desktop über den Browser oder per App auf dem Tablet oder Smartphone). Filterfunktionen und Volltextrecherche ermöglichen eine erfolgreiche Suche mit wenigen Klicks. Alle Dokumente können gelesen, gedruckt oder nach Download per E-Mail weitergesendet werden. Damit entfällt die zeitaufwändige Suche in der eigenen Ablage.

Reduzierung unproduktiver Zeiten und Kosten

Durch den Ersatz des Pendelordners entfallen Kopien, Zwischenablage bzw. Sortier- und Ablagezeiten sowie ggfs. Druck- und Versandkosten. Durch den jederzeitigen und ortsungebundenen Zugriff auf alle Dokumente und Auswertungen im Portal entfällt die Recherche in der eigenen Papierablage und werden Sie unabhängig von Bürozeiten und Ablageorten.

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In Simba Direkt stehen Ihnen je nach Wunsch vier Module und den Scanner Simply zur Verfügung: Web-Kassenbuch, Rechnungen & Bank, Auswertungen und Dokumententransfer

Modul: Web-Kassenbuch

Bareinnahmen und -ausgaben digital erfassen, freigeben und an den Steuerberater übermitteln. Bei offenen Registerkassen Kassensturz elektronisch durchführen.

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Modul: Auswertungen

Bereitgestellte Auswertungen zu Betriebsdaten (z.B. BWA, SuSa, UStVA) online abrufen - zeitnah, sicher und von überall aus.

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Modul: Dokumenten-transfer

Belege z.B. mit der App abfotografieren oder Dokumente und Belege im Webportal hochladen und dann per Mausklick an den Steuerberater übertragen. Schnelle Recherche über alle übertragenen Dokumente (auch Volltext in OCR-erkannten Dokumenten), Stichwort „Belegarchiv“.

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Mandantenscanner Simply

Seit vielen Jahren hat sich in der Praxis bewährt und durchgesetzt: gescannt wird täglich und möglichst gleich nach dem Posteingang bzw. der Rechnungsprüfung und Freigabe.

scannen leicht gemacht

Mit dem Simba Mandantenscanner Simply ist das Scannen leichtgemacht: Gerät einschalten, Dokument einlegen, auf das Symbol für den Dokumententyp drücken – fertig!

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Sie möchten mit Simba Direkt arbeiten?

Ihr Steuerberater kann Ihnen mehr zur Zusammenarbeit erzählen und die Buchung der Module veranlassen. Hier finden Sie unsere allgemeine Infobrochüre zum Download.

 

Sie sind Steuerberater und möchten Ihren Mandanten Simba Direkt anbieten?

Informationen für Steuerberater

Mandantenscanner Simply

Einfaches Scannen und automatische Übertragung


Solange noch Rechnungen auf Papier gedruckt und per Briefpost zugestellt werden, heißt Digitalisierung in der Finanzbuchführung: jemand muss scannen. Seit vielen Jahren hat sich in der Praxis bewährt und durchgesetzt: gescannt wird täglich und möglichst gleich nach dem Posteingang bzw. der Rechnungsprüfung und Freigabe. Damit entfällt die Zwischenablage und das Ein- und Aussortieren in Pendelordnern. Voraussetzung dafür ist: gleich nach dem Scannen werden die digitalen Belege hochgeladen (in die Steuerkanzlei oder in die zentrale Buchhaltung Ihres Unternehmens).
Wir haben diesen Prozess optimiert und weitgehend automatisiert! Das Scannen, Laden, Senden wird mit unserem dafür entwickelten Push-Dienst und dem vorkonfigurierten Scanner noch einfacher: der Simba Mandantenscanner Simply!
 
 

So einfach geht das Scannen:

Gerät einschalten, Dokument einlegen, auf das Symbol für den Dokumententyp drücken – fertig!
Die Dokumente werden im PDF-Format gespeichert und automatisch durch den Push Dienst in das Simba Direkt Portal bzw. das Simba Dokumentencenter hochgeladen. Von dort erfolgt ebenfalls automatisch die Übertragung in die Simba Software der zentralen Buchhaltung bzw. der Steuerkanzlei.
Der Vorteil für den Mandanten ist dabei, dass das Versenden der Dateien per E-Mail oder eine Anmeldung im Simba Direkt Portal / im Dokumentencenter und die anschließende Verschlagwortung und das Senden entfällt.
 

Simba Mandantenscanner Simply, Leistungsumfang und Merkmale:

  • Netzwerkscanner Brother ADS-2800W plus Custom-UI
  • DIN A4 oder kleiner, Blatteinzug bis 50 Seiten, 40 Seiten/Minute, Duplex,
  • Touch-Display mit 9 Profilen für den Dokumententransfer: Mandant an Kanzlei
  • Inkl. Konfiguration Simba Simply, und Einbindung des Kanzlei-Logos
  • Inkl. Installation der Push App für Simba Direkt / Simba Dokumentencenter
  • Inkl. Einbindung in das vorhandene Netzwerk des Mandanten per Web Support
  • 36 Monate Hersteller-Garantie plus Vor-Ort-Austauschservice und Telefon-/Email-Support

 

Simba Analyzer

Erstellen von Analysen und Reports – einfach und schnell


Heutzutage ist alles und mit jedem vernetzt und die Möglichkeiten digitaler Prozesse werden immer vielfältiger: es entstehen große Datenmengen, die es zu analysieren gilt, um im Anschluss positive Entwicklungen und betriebliche Entscheidungen zu beeinflussen und zu optimieren.

Für Unternehmen wird es darum immer wichtiger die gesamte Wertschöpfungskette aus Daten, sowohl – für das operative Geschäft als auch für strategische Entscheidungen – zu nutzen. In welche Richtungen sollen Innovationen getrieben werden? Welche Marktnischen sind profitabel? Business-Intelligence-Werkzeuge für Analysen und Reportings finden Antworten auf diese Fragen. Sie bilden damit die Basis für das Erstellen von Geschäfts- und Quartalsberichten.

Um Ihnen dabei Unterstützung anzubieten, haben wir den Simba Analyzer entwickelt, der in die Simba Software integriert ist.

Das smarte Business Intelligence (BI )-Werkzeug lässt sich clever im gesamten Datenwertschöpfungsprozess einsetzen: vom Einlesen Ihrer Daten, für deren Integration und Verknüpfung, für die Überprüfung von Datenqualität und Plausibilität, für Analysen und Modellierung sowie für das Auffinden von Mustern in Daten und Prozessen. Noch nie war das Erstellen von Auswertungen und Reportings so einfach.

 

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Klicken Sie auf das Bild um eine größere Darstellung zu erhalten

 

Vorteile des Simba Analyzers

  • Einfach: Intuitive Oberfläche ermöglicht die kinderleichte Erstellung von Analysen und Reports
  • Modular: Breite Auswahl an fertigen Auswertungen kann durch eigene Interaktion erweitert werden
  • Effizient: Erstellung individueller Reports in Minuten
  • Unabhängig: Ad-hoc Analysen jederzeit und flexibel anpassbar
  • Transparent: Interaktive Darstellung der Daten zeigt eine bisher nicht gekannte Transparenz und ermöglicht eine schnelle & effiziente Analyse
  • Kostensparend: Analyse, Reporting und Controlling in einem System
  • Komfortabel: Detail- und Managementsicht stehen gleichzeitig zur Verfügung

 

Spendenverwaltung

Einfach und professionell 

 Die Erstellung von Zuwendungsbestätigungen war und ist bisher in vielen sozialen Einrichtungen mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden. Das Simba Human Modul „Zuwendungsbestätigung“ ermöglicht Ihnen ein einfach zu bedienendes und professionelles Spendenmanagement.